Dienstleistungen

Payroll

Lohnabwicklung

Fehlerfreie und termingerechnete Verarbeitung von Monats- und Stundenlöhne, Provisionen, Boni, Lohnrunden, Pikettentschädigungen und Sonderzahlungen sowie Spesenentschädigungen gemäß OR, L-GAV, AZG und branchenspezifischen Regelungen (z. B. Drogerie, Taxi)
Erfahrungen in der Lohnabwicklung von Selbständigerwerbenden, KMU und Grossunternehmen von bis zu 3'500 Mitarbeitenden mit einem oder mehreren monatlichen Lohnläufen

Sozialversicherungen & Quellensteuer

Abstimmung und Kontrolle der Sozialversicherungen (AHV, BVG, UVG, KTG)
Erstellen der monatlichen Quellensteuerabrechnungen, Kontrolle der Veranlagungen und Abstimmung

Jahresendarbeiten & Revisionen

Erstellung und Kontrolle von Lohnausweisen sowie Sozialversicherungsdeklarationen – stets unter Berücksichtigung der Finanzbuchhaltungs- und Steuerschnittstelle
Vorbereitung, Begleitung und Nachbearbeitung interner sowie externer Revisionen (AHV, SUVA, AZG, Quellensteuer)

Allgemeine Arbeiten

Zentrale Ansprechpartnerin für Mitarbeitende, Führungskräfte, Geschäftsleitung, externe Partner und Behörden

HR-Administration

Eintritt bis Austritt

Erstellung von Stellenbeschreibungen und Stellenausschreibungen, Begleitung Bewerbungsgespräche
Stammdaten- und Personaldossierpflege
Kontrolle, Erstellung und Neuausarbeitung von Arbeitsverträgen sowie Sondervereinbarungen (Weiterbildungen, unbezahlter Urlaub, Mutterschaftsurlaub etc.) gemäss OR, L-GAV, AZG und branchenspezifischen Regelungen (z. B. Drogerie, Taxi)
Erstellung von Zwischen- und Abschlusszeugnissen sowie Arbeitsbestätigungen (manuell oder mit Abacus und Swiss+)

Sozialversicherungs-Abwicklung

Komplette Administration von An- und Abmeldungen (Familienzulagen, EO, MSE, VSE, IV)
Case Management für Unfälle und Krankheitsfälle (manuell, UKA oder Sunetplus)

Vorlagen & Controlling-Tools

Erstellung von Vorlagen, Checklisten und Controlling-Instrumenten
Gesetzeskonforme Überarbeitung von Personal- und Spesenreglementen für klare Richtlinien
Aufbereitung und Pflege von Organigrammen

Zentrale Ansprechpartnerin für Mitarbeitende, Führungskräfte, Geschäftsleitung, externe Partner und Behörden

Finanzbuchhaltung

Finanzbuchhaltung & Jahresabschluss

Zuverlässige Erstellung und sorgfältige Prüfung von Finanzbuchhaltungen inkl. Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse
Abstimmung mit dem Controlling-Team und Abteilungen der Nebenbücher
Vorbereitung und Begleitung interner sowie externer Revisionen

Nebenbücher

Projektmanagement

Projektarten

Eigenständige oder begleitende Umsetzung und Betreuung von Projekten inklusive Zeitplanung, Koordination mit externen Provider und Schnittstellen sowie Qualitätssicherung
Weiterentwicklung und Optimierung der bestehenden Systemlandschaft
Evaluierung neuer Systeme und externer Sparring-Partner
Schnittstellen prüfen, Konzept erstellen und mit externen Providern umsetzen
Analyse von Kundenanforderungen und die Entwicklung von massgeschneiderten Lösungskonzepten

Welche Erfahrungen bringe ich mit?

Mehrjährige praktische Erfahrung mit Abacus in den Applikationen Lohn, HR, Projekterfassung (Zeiterfassung), Finanzbuchhaltung, Kreditoren und Debitoren
Weitere Erfahrungen Lohnsysteme: Bexio, SelectLine, Sage, Lobos, Dialogik, Grundlagen SAP
Weitere Erfahrungen Buchhaltungssysteme: Bexio, Sage
Erfahrungen in den Zeiterfassungssysteme: Abacus, Eurotime, Bridge, Vertec, E3 und weitere
Umsetzung diverser Projekte als Projektleitung und Projektmitglied

Beispiele an erfolgreich umgesetzten Projekten

Ablösung altes Zeitsystem mit Neueinführung Abacus Projekterfassung / Zeiterfassung für die Bereiche Büro (OR), Gastronomie (L-GAV), Bahnbetrieb (AZG), Detailhandel, Taxi und Drogerie
Einführung Onboarding-System für neue Mitarbeitende und Schnittstelle zu Abacus
Einführung Pensionskassen-Schnittstelle zu Abacus
Einführung Spesentool Abacus
Komplett Einführung resp. Ablösung von Buchhaltungs-/Lohnsystemen zu Abacus sowie Bexio
Kontrolle, Überarbeitung und Bereinigungen von bestehenden Systemen
Diverse Begleitungen bei Abacus-Updates inkl. Testing und Go Live

Prozessoptimierungen

Analyse und Bewertung bestehender Geschäftsprozesse zur Identifikation von Schwachstellen und Verbesserungspotenzialen
Entwicklung und Implementierung effizienter, schlanker und skalierbarer Prozessstrukturen und Anleitungen
Automatisierung wiederkehrender Abläufe zur Steigerung von Effizienz und Reduktion von Fehlerquellen
Einführung und Optimierung von digitalen Tools und Systemen zur Unterstützung der Prozesse
Standardisierung und Dokumentation von Arbeitsabläufen für mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit
Schnittstellenoptimierung zwischen Abteilungen zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Kommunikation
Schulung und Begleitung von Mitarbeitenden bei der Umsetzung neuer Prozesse

Interim-Einsätze

Temporäre Übernahme von Schlüsselpositionen zur Sicherstellung des operativen Geschäfts
Schnelle Einarbeitung in bestehende Strukturen und Prozesse mit sofortigem Mehrwert
Überbrückung von Vakanzen bei personellen Engpässen (Mutterschaftsurlaub, Krankheitsausfälle, Sabbaticals etc.) oder während Rekrutierungsphasen und Umstrukturierungen
Umsetzung von strategischen und operativen Projekten mit klarer Ergebnisverantwortung
Stabilisierung und Weiterentwicklung von Teams in Veränderungsphasen
Einführung und Optimierung von Prozessen sowie Strukturen im laufenden Betrieb
Enge Zusammenarbeit mit den Teams, der Geschäftsleitung und Partnern zur Zielerreichung
Wissenstransfer und saubere Übergabe an interne Nachfolgelösungen
Fachliches Coaching und Schulung bei neuen Teams oder Quereinsteiger

Einsatzbereich

Sachbearbeiter, Manager, Teamleiter bis "Head of" Positionen in den Bereichen Payroll und HR-Administration
Sachbearbeiter bis Stufe Teamleiter in den Bereichen Treuhand und Finanzbuchhaltung/Nebenbücher